Comment construire un système automatisé de suivi de vos candidats ?

Vous rappelez-vous de l’étude de Franconnect établissant le moment idéal pour contacter un prospect potentiel et le convertir en franchisé ? Voici un rappel : 85% des signatures de contrat de franchise ont été réalisées après que le candidat ait été contacté en moins de 4 heures après sa demande. Il est donc très facile de passer à côté de candidats potentiels si vous ne respectez pas certaines bonnes pratiques. Cela vaut également pour les candidats avec lesquels vous avez déjà eu un contact ! Pourtant, peu de réseaux de franchise contactent leurs potentiels franchisés dans ce temps imparti. Il est en effet vrai que l’on ne peut pas toujours se permettre de libérer les ressources humaines et le temps nécessaire à ce premier contact, alors qu’il est essentiel ! De plus, il faut pouvoir continuer d’échanger avec ces derniers afin de s’assurer de pouvoir les faire passer de simples candidats à des potentiels franchisés. Il existe une solution simple à ce problème : la mise en place d’un système de suivi automatisé de vos candidats ! En prenant le temps de le construire, vous gagnerez en efficacité, vous augmenterez de manière significative vos taux de conversion et vous n’aurez plus d’opportunités ratées !
Table des Matières

Pour organiser un suivi de vos candidats, il faut déjà en avoir !

Vous savez déjà très probablement comment acquérir vos candidats à la franchise.

Il existe en effet différentes méthodes principales de prospection digitale que l’on ne présente plus :

Et encore plus de 10 autres sources.

Une fois vos prospects candidats repérés, il faut agir vite pour les convertir en leads chauds. Peu importe d’où ils viennent, la réactivité est bien l’une des clés essentielles pour déboucher sur un contrat de franchise.

Comme dit précédemment, les taux de conversion sont relativement faibles en général dans l’univers de la franchise, et les cycles de “vente” sont longs. Il est donc très facile pour un candidat en pleine recherche de vous oublier si vous ne revenez pas vers lui régulièrement, en lui présentant des solutions à ses besoins et problématiques !

Le saviez-vous ? Pour ces méthodes de suivi de conversion, il est en effet possible de faire passer leur diffusion et leur suivi de façon automatique !

Et si vous n’êtes pas ou peu familiarisé avec cette méthode, pas d’inquiétude !

(Re)Découvrons cela ensemble.

Comment savoir quelles automatisations mettre en place ?

Avant toute chose, vous devez définir votre process de recrutement ou “sales process” de vos candidats à la franchise. Est-ce à l’annonce d’un salon, d’un webinaire, ou bien simplement à une demande d’information que votre candidat vient vers vous, pour un premier contact ou non ? Pour votre stratégie d’automatisation, cela vous permettra de voir combien de leads vous recevez sur une période donnée, d’où ils viennent et donc les leviers à exploiter pour pouvoir les convertir.

Vous aurez ainsi une première idée du nombre de systèmes automatisés que vous pourrez mettre en place.

Afin d’avoir un système de suivi automatisé efficace mais restant personnalisé, vous devez définir les attentes de vos franchisés ou potentiels franchisés, pour leur fournir les informations dont ils ont réellement besoin, au bon moment. Ici, vous définirez le moment optimal pour contacter vos candidats à la franchise.

Également, faites un brief en amont afin de savoir quel groupe d’outils vous allez avoir besoin pour la création et le suivi de vos automatisations. En effet, même si cela n’apporte pas de changements du tout au tout sur votre stratégie, vous aurez une vision bien plus précise de la manière dont vous / vos équipes vont devoir évoluer techniquement parlant. Allez-vous utiliser un CRM pour avoir accès facilement aux données que vous allez avoir, et si oui lequel ?

Une fois ces points bien définis, vous pouvez vous pencher plus en détail sur la recherche du système automatisé de suivi de vos candidats qui correspond le mieux à votre situation actuelle. Les deux scénarios que nous allons voir ensemble aujourd’hui sont les plus utilisés et éprouvés : les scénarios automatisés d’autoresponder, et les scénarios de lead nurturing.

1ère étape : Mettre en place un scénario automatisé appelé “autoresponder"

L’autoresponder, ou réponse automatique, est un système automatisé ou un programme informatique qui envoie des réponses prédéfinies à une adresse mail.

Il permet de pré-enregistrer ou pré-écrire un email type qui pourra ensuite être envoyé suite à une action spécifique.

Quand ? À la suite :

  • d’une demande d’informations sur votre site 
  • d’une inscription à votre newsletter
  • d’une inscription à un webinaire

 

Il peut s’effectuer dans toutes les situations dès lorsqu’un prospect a donné son adresse mail.

Ce mail peut se suivre d’autres mails suivant de relance, dans le cas où la personne n’aurait pas donné suite. C’est ce que l’on appelle un workflow.

Pourquoi utiliser un workflow d’autoresponder ?

Premièrement, pour un gain de temps mais aussi et surtout pour plus de réactivité. En configurant ce système automatisé, vous n’aurez pas besoin d’aller systématiquement voir dans votre boîte mail si un nouveau candidat est arrivé. De plus, plus besoin non plus de perdre du temps à répondre manuellement à chaque fois que vous recevez des coordonnées de potentiels franchisés.

Vous n’aurez qu’à aller suivre le bon déroulement et le bon fonctionnement de votre workflow, jusqu’à ce que le candidat vous réponde ou prenne rendez-vous. Ainsi, vous gagnerez en efficacité et vous pourrez vous permettre de réserver plus de temps aux personnes qui répondront à ses mails, et qui seront donc plus susceptibles d’être des leads chauds.

Quel type de contenu peut-on mettre dans ces mails automatiques ?

Vous pouvez utiliser un workflow d’autoresponder dans à peu près toutes les situations : les newsletters et emails concernant un évènement particulier en font notamment partie.

Ces systèmes de réponse automatiques sont très efficaces pour les demandes de compléments d’informations. Vous pourrez alors proposer un rendez-vous à la personne à l’intérieur de cet email, en la renvoyant vers votre calendrier.

Les scénarios d’autoresponder sont notamment utilisés pour notifier une absence.

Petit tip : si vous proposez uniquement des rendez-vous en ligne, faites-les de préférence en visio ! Privilégier un échange en direct vous permettra d’accélérer le processus de recrutement et de convertir plus rapidement votre lead en potentiel franchisé. Ceci est en effet c’est plus engageant pour la personne à laquelle vous vous adressez.

Comme dit précédemment, pour tout système automatisé de réponse ou d’échange, il est essentiel d’être très attentif aux timings auxquels vous envoyez ces réponses automatiques. Trop tôt, votre candidat se rendra compte qu’il s’agit d’un mail automatique, même s’il est personnalisé. Trop tard, vous risquez de tomber dans l’oubli dans sa mémoire.

Mettre en place un scénario de lead nurturing

Grâce à notre enquête en collaboration avec Franchise on Cloud, nous avons pu établir que seulement 2% de vos leads de potentiels franchisés se convertissent, et qu’il faut en moyenne entre 3 et 18 mois pour voir votre cycle de signature aboutir.

C’est long et bien peu pour l’investissement que cela demande, n’est-ce pas ? Si c’est ce que vous pensez, alors vous devez vous pencher sur la mise en place d’un scénario de  “lead nurturing”.

Le lead nurturing vous aide à faire monter vos leads en maturité. 

Ce dernier permet en effet de créer une connexion avec vos potentiels franchisés et de les faire avancer dans leurs différentes étapes de décision et de les assister dans leur prise de décision.

Pour réaliser un scénario de lead nurturing efficace, vous devrez mettre en place plusieurs choses :

  • un persona, qui vous permettra de définir de manière précise à qui vous souhaitez vous adresser
  • définir clairement à quel besoin ou à quelle question vous allez répondre (il est d’ailleurs vivement conseillé de personnaliser au maximum votre contenu pour répondre aux interrogations de vos interlocuteurs)
  • avoir un outil d’analyse efficace des retombées de votre stratégie de lead nurturing

 

En définissant clairement votre sales process (processus de vente), vous saurez à quel moment envoyer quelles informations pour qu’elles soient les plus impactantes possibles.

Quel type de contenu peut s’intégrer dans un scénario de lead nurturing ?

Afin de bien comprendre ce que vous pouvez mettre en place dans un scénario de lead nurturing, il est essentiel de rappeler que vous devez personnaliser chacun de vos emails en fonction de l’avancée de votre candidat à la franchise dans votre sales process.

Vos contenus doivent être originaux. Vos prospects doivent avoir le ressenti que chaque mail leur est personnellement adressé, peu importe leur position dans le buyer’s journey.

Ainsi, en fonction de la maturité de vos candidats, vous pourrez leur proposer des articles de blog, des infographies, vidéos, des ebook, webinaires, podcasts ou des témoignages clients !

Il faut donc de bonnes connaissances et compétences en copywriting.

Mais pas d’inquiétude si vous n’avez pas un tel profil dans votre équipe : vous pouvez faire appel à des agences spécialisées dans ce domaine, tel qu’Everfruit.

Pensez à utiliser des outils de suivi afin de juger l’efficacité de vos systèmes de réponses automatiques

Différents outils sont à votre disposition pour toutes les étapes de votre suivi de système automatisé. Cependant, il faut en prioriser certains pour avoir un espace de travail le plus optimisé possible :

  • Un outil de Marketing automation avec lequel vous pourrez créer tous vos scénarios d’emailings

 Voici un exemple de scénario automatisé pour du lead nurturing :

  • Un outil qui vous permet de centraliser vos liens de prise de rendez-vous
  • Un outil permet de connecter votre CRM aux formulaires de vos landing page de campagnes d’ADS en ligne

Mais les outils essentiels pour vos suivis sont les CRM, tels que Franchise on Cloud ou Hubspot.

Utiliser un CRM permet d’alléger la charge de travail de vos développeurs réseaux. Ces derniers sont en charge du suivi de vos campagnes automatiques, et se situent entre votre équipe marketing et votre équipe développement.

Un outil CRM qu’est-ce que c’est ? Un outil de gestion vous offrant une vue d’ensemble sur vos campagnes, de la création au suivi du bon fonctionnement une fois cette ou ces dernière(s) lancée(s). Certes, ce n’est pas obligatoire d’en utiliser un mais c’est fortement recommandé.

Vous pourrez notamment lier ce dernier à vos campagnes d’ADS pour automatiser l’envoi de votre workflow de lead nurturing. Cela vous permettra d’envoyer un contenu spécifique à l’étape de closing à laquelle se situe votre lead.

L’automation permet d’obtenir un reporting précis. Ceux-ci vous permettront de mesurer les résultats de vos actions webmarketing. En fonction de la plateforme ou du logiciel d’automation que vous utiliserez, vous pourrez profiter de fonctionnalités de reporting standards ou personnalisées. 

Alors, vous aussi, optez pour la construction d’un système automatisé de suivi de vos candidats afin de booster votre taux de conversion !

Attention cependant à ne pas abuser de ces systèmes automatisés, au risque de déshumaniser votre relation avec votre franchisé ou potentiel franchisé.

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